Hoeveel tijd kost het jou om een verkoopfactuur aan te maken? Komt het binnen je bedrijf voor dat een verkoopfactuur fouten bevat die op het moment van factureren niet meer of moeilijk te corrigeren zijn? Kan je eenvoudig het onderscheid maken tussen verzamelfacturen of losse verkoopfacturen? Zomaar een paar vragen die je wellicht al eens aan jezelf hebt gesteld.
Stel je voor dat je het gehele verkoopfacturatieproces kan overlaten aan een geautomatiseerd systeem. Dat moet een prettig gevoel geven, toch? Lees verder en ik deel de werkwijze die je meteen kan gaan inzetten wanneer je gebruik maakt van Dynamics 365Business Central in combinatie met Trade365.
Wat gaat vooraf aan het facturatieproces?
Het facturatieproces leunt op een 2-tal belangrijke pijlers. En zoals het voor alle pijlers geldt is het ook binnen dit proces van belang dat deze pijlers de noodzakelijke stevigheid geven.
Pijler 1 – Stambestanden
De basis van nagenoeg alle processen binnen je ERP-oplossing worden gevormd door een aantal stambestanden. Voor het facturatieproces zijn natuurlijk het artikel- en klantenstambestand het belangrijkst. Het is van cruciaal belang dat artikelen en klanten op de juiste manier worden aangemaakt in het systeem. Zo zullen bijvoorbeeld boekingsgroepen de juiste grootboekrekeningen aansturen. Bij het aanmaken of onderhouden van artikelen en klanten kan de Trade365 module statusbeheer ingezet worden om controles uit te voeren. Hiermee wordt bijvoorbeeld gecontroleerd of velden die in het proces verplicht zijn gevuld zijn. Onderstaand een voorbeeld van de verschillende controles die kunnen worden gedaan bij het aanmaken van een klant.
Pijler 2 – Verkooporders
Dat een verkooporder een belangrijke input geeft aan een uiteindelijke verkoopfactuur hoeft natuurlijk niet verder toegelicht te worden. Wel is het, net als bij de hierboven benoemde pijler, enorm van belang dat een aantal belangrijke controles op tijd worden gedaan.
Het gaat hier ook om het aanwezig zijn van belangrijke velden, bijvoorbeeld de eerder genoemde boekingsgroepen. Maar ook om het vroegtijdig uitvoeren van een margecontrole en aansturen op een eventuele blokkade wanneer posten zijn vervallen of de kredietlimiet is overschreden.
Kortom: De statusbeheer module die door Trade365 beschikbaar wordt gesteld is een heel krachtig middel om de juistheid van verschillende bestanden te controleren gedurende het proces.
Facturatiewijzen
Het facturatieproces wordt aangestuurd door de zelf te definiëren facturatiewijzen. Hierin wordt ingericht of er verzameld moet worden en zo ja, of dat geldt voor alle verzendingen van een klant of bijvoorbeeld per verzendadres.
Andere belangrijke keuze die gemaakt moet worden is wat de acties zijn die uitgevoerd moeten worden. De volgende opties zijn beschikbaar:
- Aanmaken documenten
- Documenten maken en boeken
- Documenten maken en boeken en verzenden
Per klant wordt een facturatiewijze gekoppeld. Nieuwe verkooporders worden automatisch voorzien van deze facturatiewijze. Hiervan kan, als de situatie daarom vraagt, afgeweken worden. Ondanks dat de hier genoemde processen losstaande processen lijken te zijn kan het totale proces pas succesvol zijn wanneer de stappen allemaal efficiënt op elkaar aansluiten.
Het facturatieproces
Zodra de verzendingen zijn geboekt komt het moment in beeld waarop verkoopfacturen aangemaakt kunnen worden. In Business Central zijn er meerdere manieren om verkoopfacturen aan te maken, maar deze vereisen allemaal de interactie van een gebruiker.
Automatiseer het facturatieproces
Het automatiseren van het facturatieproces wordt bijna volledig aangestuurd door de eerder genoemde facturatiewijzen. Deze zijn allemaal gekoppeld aan een specifieke taakwachtrijpost. Afhankelijk van de interval waarop een facturatiewijze uitgevoerd moet worden, wordt de betreffende taakwachtrijpost op de juiste momenten gepland.
Zo wordt de taakwachtrijpost voor het wekelijks versturen van verzamelfacturen gepland om op vrijdag om 23:00 uur te starten.
Uit te voeren taken
Omdat per facturatiewijze is ingericht welke taken uitgevoerd moeten worden door de betreffendentaakwachtrijpost, kan het proces precies worden voorspeld.
Wanneer, door alle controles vooraf, een verkoopfactuur foutloos aangemaakt kan worden is het mogelijk om de volgende stappen volledig automatisch te laten uitvoeren:
- Aanmaken documenten
- Documenten maken en boeken
- Documenten maken en boeken en verzenden
Op die manier verschijnen in de lijst van openstaande klantposten automatisch nieuwe posten zodra de facturatie is uitgevoerd. Wanneer er een aanwijsbare reden voor is om niet alle stappen volledig automatisch uit te voeren kan die keuze per facturatiewijze gemaakt worden.
Wat denk je?
Houd jij liever tijd over voor processen die jouw aandacht vereisen? Zijn er binnen jouw bedrijf optimalisaties te realiseren als het gaat om het aanmaken en boeken van verkoopfacturen en het versturen ervan? Of juist aan het proces dat daaraan vooraf gaat? Neem dan contact met me op en we brengen alle mogelijkheden in kaart.
Bart helpt je graag verder!
GAC