Vandaag de dag zijn klanten steeds kritischer. Ze verwachten constant nauwkeurige informatie over je bedrijf, bij voorkeur onmiddellijk en zonder enige moeite. Dit stelt bedrijven voor een uitdaging: hoe zorg je ervoor dat klanten snel en efficiënt alle informatie krijgen die ze nodig hebben, zonder dat dit een enorme belasting vormt voor je team? In dit blog zullen we beschrijven hoe je met behulp van Copilot Studio je eerste Copilot kunt maken die alles van je bedrijf kan vertellen door simpelweg de URL van je website te gebruiken.

Waarom Copilot Studio?

Wanneer je je herkent in de eerder genoemde uitdaging, dan is het configureren van een eigen Copilot waarschijnlijk een interessante oplossing. Een Copilot kan zorgen voor een aantal aanzienlijke voordelen:

• Bespaart tijd door snel en accuraat informatie te verstrekken aan klanten.
• Vermindert de werkdruk op je team, doordat veelvoorkomende vragen automatisch worden beantwoord.
• Versterkt de klanttevredenheid door 24/7 beschikbaar te zijn.

Bovendien biedt Copilot Studio een scala aan geavanceerde functies die je Copilot nog krachtiger maken. Denk hierbij aan het verwerken van genereatieve antwoorden, waarmee je Copilot in staat is om complexe vragen te beantwoorden door informatie te combineren en te genereren op basis van bestaande kennis. Daarnaast kun je diverse kennisbronnen integreren, zodat je Copilot altijd toegang heeft tot de meest actuele en uitgebreide data. In dit voorbeeld gaan we uit van je website, maar dat kan ook Business Central of CRM zijn bijvoorbeeld.

Een ander voorbeeld van een handige functie is de mogelijkheid om specifieke acties te configureren dankzij de integratie met Power Automate. Hierdoor kan je Copilot niet alleen informatie verstrekken, maar ook taken uitvoeren, zoals het plannen van afspraken, het versturen van e-mails of het bijwerken van klantgegevens in je CRM-systeem. Dit maakt je Copilot niet alleen een bron van informatie, maar ook een actieve assistent die je bedrijfsprocessen stroomlijnt en automatiseert.

Stap 1: Voorbereiding

Voordat je begint met het maken van je Copilot, is het handig om eerst een duidelijk beeld te hebben van wat je precies wilt bereiken. Stel jezelf de volgende vragen:

• Welke informatie moet mijn Copilot kunnen verstrekken?
• Wat zijn de meest voorkomende vragen van mijn klanten?
• Welke tone of voice moet mijn Copilot gebruiken?

Door deze vragen te beantwoorden, heb je een duidelijk startpunt voor het ontwikkelen van je Copilot.

Stap 2: Verzamelen van bronmateriaal

Je Copilot zal informatie uit verschillende bronnen kunnen gebruiken om vragen goed te kunnen beantwoorden. Een van de meest waardevolle bronnen is de URL van je bedrijfswebsite. Hier staan vaak al veelgestelde vragen, productinformatie, bedrijfswaarden en andere relevante gegevens. Zorg ervoor dat je website up-to-date is en alle essentiële informatie bevat die je met je klanten wilt delen. Voor dit voorbeeld scenario houden we het dus eenvoudig, en gaan we een Copilot maken die enkel hier naar kijkt.

Stap 3: Aan de slag met Copilot Studio

Nu je goed voorbereid bent, is het tijd om te beginnen met Copilot Studio. Volg de onderstaande stappen om je eerste Copilot te maken:

1. Log in op Copilot Studio

Zorg ervoor dat je de juiste licenties in bezit hebt en log in op copilotstudio.micorsoft.com. Dit is de centrale plek waar je je Copilot gaat bouwen.

2. Maak een nieuwe Copilot

Klik op “Maken” en geef je Copilot een naam. Dit helpt je om georganiseerd te blijven, vooral als je later meerdere Copilots wilt maken.

3. Voeg de URL van je website toe

Hier komt de magie tot leven. Voeg de URL van je bedrijfswebsite toe aan je project. Copilot Studio zal automatisch de informatie van je website scannen en verwerken om een basis te creëren voor je Copilot.

Dit voorbeeld scenario is slechts een vereenvoudigde versie om je op weg te helpen. In de praktijk zijn er tal van andere opties en mogelijkheden om je Copilot te configureren en te personaliseren op basis van je specifieke bedrijfsbehoeften en doelstellingen.

4. Configureer de instellingen

Pas de instellingen van je Copilot aan naar wens. Dit omvat het kiezen van de tone of voice, het selecteren van de belangrijkste onderwerpen, en het instellen van de taal en andere voorkeuren.

Een belangrijke tip om ervoor te zorgen dat je Copilot optimaal presteert, is het uitschakelen van de standaard “Les” onderwerpen die automatisch worden toegevoegd. Deze onderwerpen kunnen soms irrelevant zijn voor jouw specifieke bedrijfsbehoeften. Ga naar de onderwerpen van je Copilot en zorg ervoor dat de onderwerpen die je niet wilt gebruiken uitgeschakeld zijn.

5. Test je Copilot

Voordat je je Copilot live zet, is het belangrijk om uitgebreid te testen. Stel een reeks vragen en kijk hoe je Copilot reageert. Dit is het moment om eventuele foutjes eruit te halen en ervoor te zorgen dat alles naar behoren werkt.

Stap 4: Live gaan

Als je tevreden bent met het resultaat, is het tijd om je Copilot live te zetten. Integreer de Copilot op je website of andere platforms waar je klanten actief zijn. Je kunt dit doen via verschillende “Kanalen” om je Copilot te integreren. Voorbeelden van deze kanalen zijn je bedrijfswebsite, mobiele apps, sociale mediaplatforms zoals Facebook en Instagram, en messaging services zoals WhatsApp en Slack. Door je Copilot via meerdere kanalen beschikbaar te maken, zorg je ervoor dat klanten altijd en overal gemakkelijk toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben. Zorg ervoor dat je team op de hoogte is van de nieuwe tool en moedig hen aan om feedback te geven over de prestaties van de Copilot.

Stap 5: Evalueren en verbeteren

Het werk stopt niet zodra je Copilot live is. Blijf de prestaties van je Copilot monitoren en verzamel feedback van gebruikers. Gebruik deze inzichten om je Copilot continu te verbeteren. Dit zorgt ervoor dat je klanten altijd de meest actuele en accurate informatie krijgen.

Met de efficiënte tools van Copilot Studio kun je in korte tijd je eigen Copilot maken. Het is echter belangrijk om goed na te denken over welke scenario’s je wilt dat de Copilot juist niet kan beantwoorden. Bijvoorbeeld, je wilt waarschijnlijk niet dat een klant simpelweg een stuk tekst voor een klacht kan laten opstellen voor je bedrijf. Dit vergt de juiste aandacht, iets waar onder andere wij vanuit GAC Business Solutions je in kunnen assisteren tijdens de implementatie van Copilot Studio.

Één van de veelzijdige toepassingen van Copilots

Dit is echter slechts een relatief eenvoudig voorbeeld van wat een Copilot kan doen. Andere mogelijkheden zijn het creëren van een Copilot die gespecialiseerd is in klantenservice, waarbij de tool complexe vragen kan beantwoorden en klanten kan helpen met technische problemen. Je zou ook een Copilot kunnen ontwikkelen voor interne bedrijfsprocessen, die medewerkers bijstaat bij het vinden van bedrijfsspecifieke informatie of het automatiseren van routinetaken. Daarnaast kan een Copilot worden ingezet voor marketingdoeleinden, waarbij deze gepersonaliseerde aanbevelingen en content kan genereren op basis van klantgegevens en voorkeuren.

Met Copilot Studio kun je op een eenvoudige en efficiënte manier een waardevolle assistent creëren die je klanten helpt de informatie te vinden die ze nodig hebben. Door gebruik te maken van de URL van je website, kun je ervoor zorgen dat je Copilot altijd up-to-date is met de nieuwste informatie. Begin vandaag nog met het maken van je eerste Copilot en ervaar de voordelen voor zowel je klanten als je team. Wil jij nu concreet aan de slag met het innoveren van processen met AI toepassingen? Lees hier hoe je dat slim aanpakt.